Yönetim Toplantılarınız Bilgi mi Üretiyor, Karar mı?

Bir yönetim toplantısının sonunda herkes işlerin durumunu öğrenmiş olabilir. Peki toplantı bittikten sonra neyin değişeceği de belli midir?

Birçok kurumda gündem dolu, sunumlar ayrıntılı, göstergeler düzenlidir. Buna rağmen aynı sorun bir sonraki toplantıya taşınır. Çünkü veriler paylaşılmış, görüşler alınmış; fakat bir karar verilmemiştir.

Stratejik yönetimde toplantının değeri, konuşulan başlık sayısıyla ölçülmez. Alınan kararın açıklığı ve sonrasında ne olduğuyla anlaşılır.

Kararın yerini alan üç alışkanlık

“Biraz daha veri toplayalım.” Bazen gerekli bir adımdır. Ancak hangi bilginin kararı değiştireceği söylenmiyorsa, araştırma süreci uzayıp gider.

“Tüm seçenekleri açık tutalım.” Seçenekleri değerlendirmek faydalıdır. Fakat kaynak tahsisi gerektiğinde her seçeneği açık tutmak, fiilen hiçbirine yeterince yatırım yapmamak anlamına gelebilir.

“Ekipler kendi aralarında netleştirsin.” Ekipler uygulama ayrıntılarını çözebilir. Birimler arasında öncelik veya kaynak çatışması varsa yön seçmek yönetimin görevidir.

Bu alışkanlıkları fark etmek için toplantı sonunda basit bir kontrol yapılabilir: Gündemdeki hangi konu için bir seçenek seçildi, bir sorumlu belirlendi ve bir sonraki gözden geçirme tarihi kondu?

Örnek: Yeni bir müşteri segmentine açılmalı mıyız?

Bir şirketin kurumsal müşterilere yönelik yeni bir hizmet geliştirdiğini düşünelim. Satış ekibi talep olduğunu söylüyor. Operasyon ekibi mevcut kapasitenin zorlanacağını belirtiyor. Finans ekibi ise ilk yatırımın geri dönüşünden emin değil.

Toplantı “Potansiyel yüksek, çalışmaya devam edelim” cümlesiyle biterse ekipler farklı beklentilerle masadan kalkar.

Daha açık bir karar şöyle olabilir:

Üç ay boyunca iki kurumsal müşteriyle sınırlı bir pilot yürütülecek. Satış ekibi müşteri görüşmelerinden, operasyon ekibi hizmet kapasitesinden sorumlu olacak. Pilot sonunda talep, sunum maliyeti ve müşteri deneyimi birlikte değerlendirilecek. Yaygınlaştırma kararı bu değerlendirmede verilecek.

Bu karar, belirsizliği tamamen ortadan kaldırmaz. Ekiplerin neyi deneyeceğini ve ne zaman yeniden karar vereceğini netleştirir.

Toplantı bitmeden sorulacak beş soru

Stratejik önemi olan her gündem maddesi için kısa bir karar kaydı tutun:

1. Hangi soruya cevap verdik? Konuyu tek cümleyle tanımlayın.

2. Hangi seçeneği seçtik? Ertelenen veya elenen seçeneği de kaydedin.

3. Kararın gerekçesi ve varsayımları neler? Veriyi, yorumu ve henüz doğrulanmamış kabulü ayırın.

4. Kim, neyi, ne zamana kadar yapacak? Uygulama sahipliğini belirleyin.

5. Kararı ne zaman yeniden değerlendireceğiz? Sonucu değiştirebilecek göstergeleri ve tarihi yazın.

Bu kayıt uzun bir tutanak olmak zorunda değildir. Ama toplantıdan sonra “Ne kararlaştırmıştık?” sorusuna herkesin aynı cevabı vermesini sağlamalıdır.

Bu haftanın Stratejik Notu

Önümüzdeki yönetim toplantınızda gündemi gözden geçirin. Bilgi paylaşımı gerektiren maddelerle karar gerektiren maddeleri ayırın. Karar gerektiren her başlık için toplantıdan önce şu cümleyi tamamlayın:

“Bu toplantının sonunda … konusunda karar vermiş olacağız.”

Toplantıdan sonra da karar kaydındaki beş sorunun cevaplanıp cevaplanmadığını kontrol edin.

Stratejinin günlük yönetimde görünür olduğu yerlerden biri, hangi kararların alındığı ve bu kararların nasıl izlendiğidir.

Sizin yönetim toplantılarınızda en sık ertelenen karar türü hangisi?

Stratejik İşler | Düşün. Planla. Uygula.